書面調査とは、行政機関が、提出された申告書や資料、回答書面などを基に、書面のやり取りを通じて事実関係を確認する調査手法を指す用語です。

この用語は、税務や各種行政手続きの文脈で、現地訪問や面談を伴わずに行われる調査を整理する際に登場します。行政側は、すでに提出されている資料や追加で求める書面をもとに、内容の整合性や制度上の取扱いを確認します。納税者や事業者にとっては、通知や照会文書への対応が調査対応そのものになる点が特徴です。

書面調査が問題になりやすいのは、「簡易的で軽い確認」という印象を持たれやすい点です。しかし、書面調査は、調査方法が書面であるというだけで、確認の重要性や結果の影響が小さいことを意味するものではありません。書面の内容次第では、追加説明や是正が求められることもあり、調査としての位置づけは明確に存在します。

よくある誤解として、書面調査は任意対応であり、軽く受け流しても問題ないという認識があります。実際には、書面調査も行政調査の一形態であり、正確な事実関係を示すことが前提になります。回答の遅れや不十分な説明は、調査の深度が変わるきっかけになることもあるため、形式だけで重要性を判断するのは適切ではありません。

また、書面調査は実地調査の代替として行われることも多く、行政側にとっては効率的に事実確認を行う手段です。そのため、書面調査は「調査されていない状態」と「実地調査」の中間ではなく、独立した調査プロセスとして理解する必要があります。調査の有無ではなく、調査方法の違いとして捉えることが重要です。

書面調査という用語を正しく理解することは、行政からの文書照会を単なる事務連絡として扱わず、制度上の調査行為として位置づけることにつながります。書面という形式の背後にある確認目的を意識するための、基礎的な概念です。